Il perimetro della riservatezza professionale non coincide più con le mura dello studio. Ogni giorno, in modo silenzioso e privo di tracciamento, informazioni riferibili ai clienti attraversano quel confine: un atto incollato in un modello generativo, un allegato caricato su un convertitore online per poterlo aprire, un’immagine remota che segnala al mittente l’avvenuta apertura di un messaggio. Nessuno dei tre viene di norma censito fra le attività di trattamento mappate dallo studio, né considerato nelle policy interne o — dove ne ricorrano i presupposti — in una valutazione d’impatto; tutti e tre restano imputabili al professionista in qualità di titolare. Questo contributo li esamina uno per uno e indica, per ciascuno, la misura tecnica che li neutralizza.
Il perimetro non coincide più con le mura dello studio
Dal punto di vista del Regolamento (UE) 2016/679, il professionista che tratta i documenti dei propri assistiti resta normalmente titolare del trattamento. È una posizione che non si trasferisce per il solo fatto di aver utilizzato uno strumento altrui: la scelta del mezzo è essa stessa una decisione sul trattamento, e ne determina la responsabilità.
Il quadro si è fatto più denso. Alla disciplina consolidata del GDPR si affianca il Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), che non la sostituisce ma la integra con un approccio basato sul rischio, e in Italia la Legge 23 settembre 2025, n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025. Il suo art. 13 riguarda direttamente le professioni intellettuali: l’intelligenza artificiale può essere impiegata esclusivamente per attività strumentali e di supporto, deve restare prevalente il lavoro intellettuale del professionista, e il cliente va informato dell’utilizzo.
Sopra tutto questo rimane il dovere di segretezza e riservatezza che il codice deontologico impone, e la cui violazione può assumere rilievo anche penale ai sensi dell’art. 622 c.p. Un obbligo che non si sospende quando il documento passa da un foglio a un campo di testo.
Primo percorso: il documento incollato nel modello generativo
È il più diffuso e il meno percepito come trasferimento. Riassumere un atto di citazione, far individuare le eccezioni in una comparsa, chiedere una bozza di clausola partendo da un contratto reale: operazioni che si compiono in pochi secondi e che comportano l’invio, a un fornitore terzo, di dati personali di parti, terzi e talvolta di soggetti vulnerabili.
Due profili meritano attenzione. Il primo riguarda il ruolo del fornitore, che varia in funzione del servizio, delle impostazioni attivate e degli accordi disponibili: un account personale gratuito e una soluzione business con contratto non offrono le stesse garanzie, a partire dall’utilizzo dei contenuti per l’addestramento. Il secondo è il trasferimento verso Paesi terzi: quando i dati personali sono trasmessi o resi accessibili a un destinatario stabilito fuori dallo Spazio economico europeo, occorre verificare la ricorrenza e il rispetto delle condizioni degli artt. 44 e ss. GDPR. Il criterio non è la mera collocazione fisica del server, ma l’accessibilità del dato da parte di quel destinatario.
Che il tema non sia teorico lo dimostra l’attenzione dei regolatori: con il provvedimento n. 112 del 30 marzo 2023 il Garante per la protezione dei dati personali dispose nei confronti di OpenAI la limitazione provvisoria del trattamento dei dati degli interessati stabiliti in Italia, con rilievi che riguardavano, fra l’altro, l’informativa, la base giuridica e l’accuratezza dei dati. Con il successivo provvedimento n. 114 dell’11 aprile 2023 l’Autorità indicò una serie di misure — fra cui l’informativa, la base giuridica, gli strumenti per l’esercizio dei diritti e la verifica dell’età — il cui adempimento entro il 30 aprile avrebbe determinato la sospensione della limitazione.
La direzione utile non è il divieto. Vietare l’uso dell’AI ai collaboratori produce, come l’esperienza insegna, un utilizzo sommerso e non governato. La misura efficace è un’altra: mascherare i dati personali prima che il testo lasci il dispositivo, e ripristinarli sulla risposta. Esistono soluzioni che eseguono questa elaborazione in locale, senza che il documento venga caricato su server esterni.
Che cosa mascherare, e perché togliere il nome non basta
La chiave di volta è l’art. 5, par. 1, lett. c) del GDPR: il principio di minimizzazione, secondo cui i dati trattati devono essere «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario». Applicato al modello generativo, suggerisce una conclusione semplice: per produrre un buon risultato al sistema non serve conoscere l’identità delle persone coinvolte.
Qui si impone una distinzione spesso trascurata. L’anonimizzazione in senso proprio è un risultato difficile da garantire in modo assoluto, perché un dato apparentemente anonimo può tornare identificabile per combinazione. La pseudonimizzazione (art. 4, n. 5, GDPR) è invece una misura concreta e riconosciuta.
Il punto pratico è che sostituire nome e cognome non è sufficiente. In un contenzioso, l’insieme formato da numero di ruolo, data di udienza, autorità adita, importi e toponimi identifica le parti con precisione maggiore del nome stesso. Un mascheramento efficace deve coprire l’intero insieme delle entità identificative — e gli strumenti dedicati ai documenti italiani ne riconoscono in automatico fino a diciannove categorie di dati personali, dai codici fiscali agli IBAN, dai dati sanitari ai riferimenti a minori.
Un chiarimento necessario. Nessuno strumento, da solo, «garantisce la conformità» al GDPR. Una misura tecnica di questo tipo acquista valore se accompagnata da policy interne, istruzioni ai collaboratori, valutazione del fornitore, registro delle attività ed eventuale valutazione d’impatto: è attuazione dei principi di minimizzazione, di protezione dei dati fin dalla progettazione (art. 25) e di sicurezza del trattamento (art. 32 GDPR), non una loro sostituzione.
Secondo percorso: il file che non si apre e il convertitore online
È il percorso di cui non si parla mai, ed è quello con la soglia di attenzione più bassa. Arriva un allegato in un formato che il computer non apre — un .eml, una ricevuta di posta elettronica certificata, un .p7m — e la soluzione immediata è cercare un convertitore gratuito online. Si carica il file, si ottiene il PDF, si procede.
In quel gesto il documento è stato trasmesso a un soggetto terzo del quale, di regola, non si è verificato nulla: né il ruolo assunto ai sensi del GDPR e l’esistenza di un accordo ex art. 28, né i tempi di conservazione, né le misure di sicurezza ex art. 32, né — quando il fornitore è stabilito fuori dallo Spazio economico europeo — le condizioni del trasferimento. Se l’allegato è la ricevuta di una notifica, il contenuto trasferito è un atto processuale con i dati delle parti.
La verifica è alla portata di chiunque: se il servizio chiede di caricare il file, il file è uscito. Esistono strumenti che eseguono l’analisi interamente nel browser dell’utente, senza trasmissione: per le email e per le ricevute PEC — dove la busta contiene postacert.eml e daticert.xml, che molti programmi mostrano come allegati illeggibili — è disponibile un lettore che funziona interamente nel browser. La differenza non è di comodità: è che nel secondo caso non si verifica alcuna comunicazione a terzi.
Terzo percorso: l’immagine remota che segnala l’apertura
Il terzo canale è il più sottile, e va descritto senza enfasi. Molti messaggi in formato HTML contengono immagini che non sono incorporate nel file ma vengono scaricate da un server esterno al momento della visualizzazione. Quando l’immagine è invisibile, la sua unica funzione è informare il mittente che il messaggio è stato aperto, quando e da quale indirizzo IP.
Va detto che i programmi di posta moderni attenuano il fenomeno in modi diversi: alcuni bloccano le immagini remote per impostazione predefinita, altri le veicolano attraverso un proxy, altri ancora le precaricano rendendo il segnale inattendibile. Il rilievo non è quindi allarmistico. Resta però un canale che il professionista non governa e non può documentare — e in un contesto contenzioso l’informazione che un atto è stato aperto in un certo momento non è neutra rispetto alla controparte.
La misura è elementare: mantenere disattivato il caricamento automatico delle immagini remote, e adottare la stessa cautela quando un messaggio viene aperto al di fuori del programma di posta.
Tre misure da mettere per iscritto
| Percorso | Rischio | Misura |
| Documento inviato a un modello generativo | Trattamento presso terzi, possibile trasferimento extra-UE, ruolo del fornitore non definito | Mascheramento delle entità identificative prima dell’invio; scelta di soluzioni con elaborazione locale; istruzioni scritte ai collaboratori |
| File caricato su un servizio online per essere aperto o convertito | Comunicazione a terzi non necessaria e non documentata | Strumenti che elaborano nel browser o in locale; divieto interno di caricare documenti di clienti su convertitori generici |
| Immagini remote nei messaggi | Segnalazione dell’apertura a un soggetto esterno | Blocco predefinito delle immagini remote nel client e negli strumenti di lettura |
Conclusioni
I tre percorsi hanno una radice comune: in ciascuno il dato esce dal dispositivo del professionista senza che vi sia una decisione consapevole, e senza che l’uscita lasci una traccia verificabile. La risposta non è rinunciare agli strumenti digitali — sarebbe inattuabile e, dopo la Legge 132/2025, nemmeno coerente con un impiego dell’AI che la norma presuppone possibile.
La risposta è spostare il criterio di scelta. Fra due strumenti che svolgono la stessa funzione, è preferibile quello che non richiede che il documento lasci il dispositivo. È un criterio verificabile, spiegabile al cliente, e coerente con il principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c) e con la protezione dei dati fin dalla progettazione (art. 25 GDPR), che il Regolamento pone come regola generale e non come opzione.
