Il Consiglio Nazionale Forense ha pubblicato una serie di FAQ sull’applicazione della normativa antiriciclaggio agli organismi di mediazione civile.
I chiarimenti individuano il soggetto tenuto agli adempimenti previsti dal d.lgs. n. 231 del 2007 e indicano le principali misure organizzative che gli organismi devono adottare. Tra queste rientrano l’adeguata verifica delle parti, la conservazione della documentazione, la valutazione del rischio, la formazione dei mediatori e l’eventuale segnalazione delle operazioni sospette.
Il soggetto obbligato è l’organismo di mediazione
Secondo le FAQ del CNF, il soggetto obbligato al rispetto della normativa antiriciclaggio deve essere individuato nell’organismo di mediazione, e non nel singolo mediatore incaricato di gestire il procedimento.
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Le ultime novità nella mediazione civile e commerciale
Il testo fornisce una guida chiara e operativa delle novità introdotte dal recente correttivo (D.Lgs. n. 216/2024) tramite l’esame di temi centrali quali la condizione di procedibilità, la mediazione demandata dal giudice, la durata della procedura e l’efficacia esecutiva degli accordi raggiunti.
Particolare attenzione è dedicata anche alle nuove disposizioni relative alla mediazione telematica, agli incontri da remoto e ai benefici fiscali per le parti interessate. Scritto da un team multidisciplinare di professionisti, mediatori civili e commerciali iscritti all’Organismo di Mediazione della Fondazione ODCEC di Milano, il volume si propone come strumento prezioso per avvocati, commercialisti, mediatori, giudici e operatori che desiderano approfondire e applicare con competenza la nuova disciplina della mediazione.
Claudia Bruscaglioni
Avvocato, Mediatore ai sensi del D.Lgs. n. 28/2010 e mediatore di international business disputes con accreditamento del CEDR. Ha oltre 25 anni di esperienza di trattative nei settori societario e bancario, project financing, energy, construction.
Carlo Francesco
Bubani Cremonese, Dottore commercialista, Revisore legale e degli enti locali, Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Ha esperienza trentennale come consulente aziendale e dirigente in società italiane e multinazionali quotate. Esperto in organizzazione aziendale, negoziazione, multiculturalità e leadership, è relatore in webinar e seminari sugli strumenti ADR.
Morena La Tanza
Commercialista, Consulente aziendale, Revisore legale e Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Responsabile dell’Organismo di mediazione della Fondazione ODCEC di Milano, è relatrice in convegni e seminari sulle materie ADR.
Massimo Oldani
Commercialista, Gestore della crisi da sovraindebitamento, Consulente tecnico del giudice in ambito civile e penale, Mediatore ai sensi del D.Lgs. 28/2010 e Arbitro. Formatore in tecniche ADR e Responsabile scientifico riconosciuto dal Ministero della Giustizia in enti di formazione per mediatori.
Flavia Silla
Avvocato patrocinante in Cassazione e Dottore commercialista in Milano e Roma nonché Revisore legale, Mediatore ai
sensi del D.Lgs. n. 28/2010 e pubblicista. È socio fondatore di Enne.Zero, associazione tra avvocati e professionisti della negoziazione.
Collabora da tempo in qualità di docente a corsi e seminari organizzati da importanti società di formazione.
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Claudia Bruscaglioni, Carlo Francesco Bubani Cremonese, Morena La Tanza, Massimo Oldani, Flavia Silla,, 2025, Maggioli Editore
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Carlo Francesco
Bubani Cremonese, Dottore commercialista, Revisore legale e degli enti locali, Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Ha esperienza trentennale come consulente aziendale e dirigente in società italiane e multinazionali quotate. Esperto in organizzazione aziendale, negoziazione, multiculturalità e leadership, è relatore in webinar e seminari sugli strumenti ADR.
Morena La Tanza
Commercialista, Consulente aziendale, Revisore legale e Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Responsabile dell’Organismo di mediazione della Fondazione ODCEC di Milano, è relatrice in convegni e seminari sulle materie ADR.
Massimo Oldani
Commercialista, Gestore della crisi da sovraindebitamento, Consulente tecnico del giudice in ambito civile e penale, Mediatore ai sensi del D.Lgs. 28/2010 e Arbitro. Formatore in tecniche ADR e Responsabile scientifico riconosciuto dal Ministero della Giustizia in enti di formazione per mediatori.
Flavia Silla
Avvocato patrocinante in Cassazione e Dottore commercialista in Milano e Roma nonché Revisore legale, Mediatore ai
sensi del D.Lgs. n. 28/2010 e pubblicista. È socio fondatore di Enne.Zero, associazione tra avvocati e professionisti della negoziazione.
Collabora da tempo in qualità di docente a corsi e seminari organizzati da importanti società di formazione.
L’art. 3, comma 5, lettera g), del d.lgs. n. 231 del 2007 include infatti tra i soggetti obbligati coloro che esercitano attività di mediazione civile ai sensi dell’art. 60 della legge n. 69 del 2009.
La mediazione, in base a tale disposizione, viene svolta da organismi professionali e indipendenti stabilmente destinati all’erogazione del servizio di conciliazione. Inoltre, il rapporto contrattuale viene instaurato tra le parti e l’organismo, non tra le parti e il singolo professionista nominato come mediatore.
Il mediatore deve quindi essere considerato un ausiliario dell’organismo. L’eventuale coobbligato persona fisica, precisa il CNF, sembra invece essere il legale rappresentante dell’organismo di mediazione.
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Quali obblighi antiriciclaggio deve rispettare l’organismo
Gli organismi di mediazione sono tenuti agli adempimenti ordinariamente previsti dalla normativa antiriciclaggio.
In particolare, devono provvedere:
- all’adeguata verifica della clientela;
- alla conservazione dei dati e dei documenti;
- alla segnalazione delle operazioni sospette;
- all’adozione di presidi, procedure e protocolli interni;
- alla valutazione del rischio;
- alla formazione del personale e dei mediatori.
L’applicazione concreta di questi obblighi deve essere organizzata tenendo conto delle dimensioni, dell’attività e della struttura del singolo organismo.
Adeguata verifica delle parti e valutazione del rischio
Per svolgere correttamente l’adeguata verifica non è sufficiente acquisire in modo informale i dati delle parti.
Secondo il CNF, l’organismo deve ottenere dichiarazioni sottoscritte dal cliente e compilare una scheda di valutazione del rischio riferita al singolo procedimento. A questa verifica concreta deve aggiungersi un documento generale di autovalutazione, predisposto specificamente per l’organismo.
La raccolta dei dati può quindi avvenire attraverso un questionario antiriciclaggio, che deve consentire di acquisire le informazioni necessarie sull’identità delle parti, sull’eventuale titolare effettivo, sui poteri di rappresentanza e sulle caratteristiche dell’operazione oggetto della mediazione.
Il questionario non esaurisce però tutti gli obblighi. L’organismo deve anche valutare il rischio concretamente rilevato e documentare l’esito di tale valutazione.
Il documento di autovalutazione
Uno degli adempimenti centrali indicati dalle FAQ è il documento di autovalutazione previsto dall’art. 15 del d.lgs. n. 231 del 2007.
Attraverso questo documento, l’organismo deve individuare e valutare i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo ai quali è esposto nello svolgimento della propria attività.
Il documento dovrebbe descrivere:
- le caratteristiche dell’organismo;
- la tipologia dei procedimenti trattati;
- i principali fattori di rischio;
- le procedure di identificazione delle parti;
- le modalità di conservazione dei documenti;
- i criteri utilizzati per rilevare le operazioni sospette;
- i compiti attribuiti ai diversi soggetti coinvolti.
I requisiti organizzativi minimi individuati dal CNF sono, quindi, il documento di autovalutazione e una modulistica adeguata.
Conservazione dei documenti per dieci anni
L’organismo deve conservare la documentazione acquisita ai fini antiriciclaggio per dieci anni.
Il termine deriva dall’art. 31, comma 3, del d.lgs. n. 231 del 2007 e prevale sia sulla disciplina civilistica, sia sulle regole speciali previste dal d.lgs. n. 28 del 2010 per la conservazione degli atti relativi alla mediazione.
Tra i documenti da conservare possono rientrare:
- i documenti di identità;
- le visure camerali;
- le procure;
- la documentazione sui poteri di rappresentanza;
- le dichiarazioni rese dalle parti;
- le schede di valutazione del rischio;
- la documentazione relativa all’eventuale titolare effettivo.
Il CNF ritiene opportuno che l’organismo individui al proprio interno un responsabile della conservazione, così da assicurare una gestione ordinata, sicura e verificabile della documentazione.
Formazione obbligatoria per mediatori e personale
L’organismo di mediazione, in quanto soggetto obbligato, deve garantire un’adeguata formazione in materia di antiriciclaggio alle persone coinvolte nella propria attività.
L’obbligo riguarda quindi anche i mediatori che prestano la loro opera per l’organismo.
La formazione deve consentire di riconoscere i fattori di rischio, applicare correttamente le procedure di adeguata verifica e individuare eventuali anomalie che potrebbero rendere necessaria una segnalazione di operazione sospetta.
La legge non stabilisce espressamente chi debba sostenere i costi della formazione. Secondo le FAQ, tale aspetto potrà essere regolato dagli organismi di autoregolamentazione o attraverso le regole interne adottate dagli stessi organismi di mediazione.
Riservatezza della mediazione e segnalazioni sospette
Un tema particolarmente delicato riguarda il rapporto tra gli obblighi antiriciclaggio e la riservatezza che caratterizza il procedimento di mediazione.
Gli artt. 9 e 10 del d.lgs. n. 28 del 2010 impongono specifici obblighi di riservatezza sulle dichiarazioni rese e sulle informazioni acquisite durante il procedimento.
Queste regole devono però essere coordinate con l’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette previsto dalla normativa antiriciclaggio.
Il CNF segnala che il tema richiede particolare attenzione, soprattutto in relazione alla tutela della riservatezza del soggetto che effettua la segnalazione, disciplinata dall’art. 38 del d.lgs. n. 231 del 2007.
Gli organismi dovranno quindi predisporre procedure che assicurino, da un lato, la riservatezza propria della mediazione e, dall’altro, il corretto adempimento degli obblighi di legge.
Non basta affidarsi agli avvocati delle parti
La presenza di avvocati o di altri professionisti coinvolti nella controversia non esonera l’organismo dagli obblighi antiriciclaggio.
L’esecuzione dell’adeguata verifica da parte di terzi è ammessa soltanto nei casi previsti dall’art. 26 del d.lgs. n. 231 del 2007. La disciplina non comprende, tuttavia, gli altri operatori non finanziari, categoria nella quale rientrano gli organismi di mediazione.
L’organismo non può quindi limitarsi a fare affidamento sulle verifiche eventualmente svolte dagli avvocati che assistono le parti. Deve disporre di proprie procedure e acquisire direttamente la documentazione necessaria.
Cosa devono fare gli organismi di mediazione
Dalle FAQ del CNF emerge la necessità per gli organismi di adottare un sistema antiriciclaggio strutturato e documentato.
Non è sufficiente inserire una dichiarazione standard nel modulo di adesione alla mediazione. Occorre predisporre un insieme coordinato di misure che comprenda il documento di autovalutazione, la modulistica per l’identificazione delle parti, le schede di valutazione del rischio, le procedure di conservazione e un programma di formazione.
Particolare attenzione dovrà essere riservata alla distribuzione delle responsabilità interne. L’organismo dovrà chiarire chi acquisisce i documenti, chi valuta il rischio, chi conserva i dati e chi gestisce gli eventuali elementi di sospetto.
Le indicazioni del CNF confermano, in definitiva, che gli obblighi gravano sull’organismo nel suo complesso. Il mediatore collabora alla loro applicazione, ma non sostituisce la struttura organizzativa che deve essere predisposta dal soggetto obbligato.
