Le chat aziendali sono ormai un’estensione naturale dell’organizzazione del lavoro: servono a coordinare attività, scambiarsi istruzioni, condividere informazioni. Ma cosa accade quando proprio quei messaggi diventano la base di un procedimento disciplinare e, in particolare, di un licenziamento? Si tratta di un tema con implicazioni pratiche rilevanti perché inerente al bilanciamento tra tutela della riservatezza e poteri di controllo del datore. La Cassazione, Sezione Lavoro, con una recente sentenza riguardante il licenziamento di un manager Amazon (n. 32283/2025), ha fissato alcuni principi sull’utilizzabilità delle conversazioni ai fini disciplinari.
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Il caso: chat interna e contestazione disciplinare
La controversia nasce dal licenziamento per giusta causa intimato a un dirigente delle risorse umane Amazon: gli veniva contestata, in particolare, la violazione degli obblighi di confidenzialità connessi a un processo interno di selezione e valutazione del personale, obblighi previsti da una policy aziendale e comunque ricondotti ai doveri di diligenza e fedeltà del lavoratore (artt. 2104 e 2105 c.c.).
La ricostruzione dell’addebito disciplinare si fondava soprattutto su conversazioni avvenute tramite chat aziendale (utilizzata dai dipendenti con l’account dell’impresa) nelle quali, secondo quanto accertato in sede di merito, emergevano scambi relativi alla gestione del processo di selezione e alle interlocuzioni tra più soggetti coinvolti. Il dirigente sosteneva che tali messaggi non potessero essere utilizzati a fini disciplinari: doglianza, tuttavia, non accolta né in primo grado, né in appello.
Nei gradi di merito, in particolare, emergeva che il lavoratore avesse modificato il proprio giudizio su un candidato dopo pressioni esterne e che avesse concordato modalità di gestione “ostruzionistica” rispetto a verifiche interne avviate dagli uffici competenti; condotte ritenute idonee a ledere in modo irreversibile il vincolo fiduciario.
Il dirigente, ha presentato allora ricorso in Cassazione articolato su due motivi: entrambi afferenti al tema dei controlli e all’utilizzo dei dati (con richiamo ai principi in materia di controlli difensivi e alla dimensione temporale del “fondato sospetto”).
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La chat aziendale come “strumento di lavoro” e l’art. 4 St. lav.
Il primo aspetto ricostruttivo valorizzato dal ragionamento della Cassazione riguarda la qualificazione della chat interna come strumento utilizzato dal lavoratore per rendere la prestazione (art. 4, comma 2, St. lav.). Si tratta di un canale destinato alle comunicazioni di servizio, accessibile, con account aziendale e funzionale all’attività lavorativa: la possibile presenza di scambi “privati” non fa automaticamente venir meno questa natura, soprattutto se nel caso concreto l’uso è legato a questioni di lavoro.
In questa prospettiva, il punto non è (solo) “se” la chat consenta un controllo, ma a quali condizioni le informazioni ricavate possano essere spese “a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro”, compresi quelli disciplinari.
Utilizzabilità disciplinare: informativa adeguata e regole interne
Se lo strumento rientra nel perimetro dell’art. 4, comma 2, la norma richiama due condizioni per l’utilizzabilità dei dati: adeguata informazione sulle modalità d’uso/controlli e rispetto della disciplina privacy.
Nel caso esaminato, viene ritenuta “adeguata” l’informazione resa attraverso una policy pubblicata sull’intranet aziendale e accessibile ai dipendenti; policy che include espressamente la messaggistica istantanea tra i “sistemi elettronici”, vieta usi illeciti (o tali da farne sospettare l’illiceità) e avverte del possibile utilizzo delle conversazioni a fini disciplinari in caso di sospetto di illecito; inoltre, la policy risulta richiamata nel contratto individuale.
Controlli difensivi: “fondato sospetto” ed ex post (il tema delle chat)
La decisione, poi, ricostruisce la categoria dei controlli difensivi in senso stretto, distinguendoli dai controlli ordinari “a difesa del patrimonio” che riguardano la generalità dei dipendenti e che devono restare dentro l’art. 4 St. lav.
Per i controlli difensivi “in senso stretto”, la Suprema Corte richiama il canone della miratezza e della posteriorità: devono essere attivati a seguito dell’insorgere di un fondato sospetto e riguardare dati acquisiti successivamente a tale momento, in un bilanciamento tra libertà d’impresa e diritti del lavoratore (dignità e riservatezza).
Nel caso di specie, i giudici di merito avevano individuato l’origine del sospetto in una segnalazione (prima verbale, poi scritta) che conteneva già estratti di conversazioni e che avrebbe giustificato l’acquisizione di ulteriori chat; valorizzando anche l’argomento, tipico delle condotte “istantanee”, secondo cui l’accertamento può richiedere di attingere a dati già presenti sui server.
La decisione: inammissibilità del ricorso e regole sulle chat aziendali
La Cassazione, accogliendo l’eccezione sollevata dalla società in controricorso, dichiara inammissibile il ricorso del lavoratore perché la sentenza d’appello si fondava su due rationes decidendi autonome. La prima qualificava la chat aziendale come strumento di lavoro (art. 4, comma 2, St. lav.) e, quindi, applicava il comma 3: i dati raccolti possono essere usati “a tutti i fini connessi al rapporto”, anche disciplinari, se il lavoratore è stato adeguatamente informato e se sono rispettate le regole di tutela dei dati. La seconda, solo in via ulteriore, richiamava la categoria dei controlli difensivi (fondato sospetto e acquisizione successiva).
Nel ricorso, però, le censure colpivano soltanto la seconda direttrice, senza contestare la prima: in presenza di una ratio autonoma non impugnata, anche l’eventuale fondatezza delle doglianze sui controlli difensivi non avrebbe potuto ribaltare l’esito. Da qui l’inammissibilità.
In conclusione: le conversazioni su chat aziendali possono essere acquisite e utilizzate a fini disciplinari quando la piattaforma è uno strumento di lavoro e l’azienda ha predisposto un quadro trasparente di regole e informativa sull’uso e sui controlli. In questa cornice, il sospetto di illecito rileva soprattutto per delimitare l’eventuale controllo difensivo, ma non esclude in radice la spendibilità delle chat nei procedimenti disciplinari.
