Nuove Specifiche Tecniche PCT: come cambierà il deposito telematico (pdf integrale)

Il 7 agosto 2024 sono state pubblicate le nuove specifiche tecniche ex art. 34 DM 44/2011 contenenti le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. In altre parole, le disposizioni in materia di deposito telematico, notifiche via pec e attestazioni di conformità cambiano ancora e, a partire dal 30 settembre, entreranno in vigore alcune modifiche importanti nel PCT.

Come cambierà il deposito degli atti nel processo civile telematico? Quali sono le specifiche tecniche che dovrà rispettare ogni avvocato per eseguire ogni attività processuale digitale? In che modo potrà essere richiesta la notifica telematica via UNEP?

Mi chiamo Gabriele Voltaggio, sono un avvocato di Roma e questa è una guida alle novità più interessanti introdotte con le nuove Specifiche Tecniche per il deposito degli atti processuali digitali che ho preparato per tutti i colleghi avvocati e per i professionisti del settore, per aiutarli ad orientarsi e comprendere nei dettagli il funzionamento del nuovo PCT.

Se prima di leggere l’articolo, vuoi scaricare e consultare il testo integrale in pdf delle nuove Specifiche Tecniche ex art. 34 DM 44/2011, puoi farlo cliccando qui.

Video e Audio nei depositi telematici via PCT

La prima novità riguarda l’estensione dei formati file consentiti per i documenti informatici allegati al deposito telematico.

Dal 30 settembre, sarà infatti possibile allegare ad ogni deposito telematico, i documenti informatici nei seguenti formati:

• Documenti impaginati in formato PDF o PDF/A (.pdf) e Rich-Text Format (.rtf);
• Immagini rasterizzate in formato JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif, .tiff), GIF (.gif) e DICOM (.dcm)
• Video e precisamente i formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi);
• Audio in formato MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif);
• Testo: TXT (.txt);
• Ipertesto: XML Extended markup language (.xml), HTML (.html,.htm).
• Posta elettronica: sia in formato eml (.eml) (purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti) che in formato .msg (anche se contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) a g);
• Formato compresso: è consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti alle lettere precedenti: .zip, .rar, .arj

Aumento della dimensione della busta telematica

È stata inoltra raddoppiata la dimensione massima della busta per il deposito telematico: si passa infatti dai 30 Mb ai 60 Mb. La novità, apparentemente irrilevante, è piuttosto importante poichè semplificherà le operazioni di deposito, riducendo sensibilmente il numero di depositi complementari (necessari ogni volta che la dimensione dei file allegati alla busta non consentiva l’invio di un singolo deposito)

Accettazione automatica dei depositi telematici

Tra le novità più interessanti introdotte dalle nuove specifiche tecniche, va menzionato sicuramente il nuovo iter dei depositi telematici via PCT. Come disposto all’art. 17, nei procedimenti civili, una volta eseguito il deposito telematico, la busta telematica viene trasmessa all’ufficio giudiziario destinatario in allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata che rispetta le specifiche su mittente, destinatario, oggetto, corpo e allegati.

Il gestore dei servizi telematici provvederà ad eseguire il download del messaggio dal gestore della posta elettronica certificata del Ministero della giustizia e ad effettuare le verifiche formali sul messaggio. Le eccezioni gestite dal sistema sono le seguenti:

• T001: l’indirizzo del mittente non è censito in ReGIndE;
• T002: Il formato del messaggio non è aderente alle specifiche;
• T003: la dimensione del messaggio eccede la dimensione massima consentita.

Nel caso in cui il mittente sia un avvocato, il gestore dei servizi telematici effettuerà inoltre un’operazione di certificazione (con la quale provvederà al recupero dello status del  difensore da ReGIndE): nel caso in cui lo status non risulti “attivo”, verrà inoltrata una segnalazione alla cancelleria.

Effettuati i controlli automatici sulla busta telematica, il gestore dei servizi telematici provvederà poi a segnalare le eventuali anomalie all’esito dell’elaborazione della busta telematica, codificate secondo le seguenti tipologie:

• WARN (WARNING): anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico (ad esempio manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell’atto);
• ERROR: anomalia bloccante che si verifica in tutti i casi nei quali è necessario un intervento della cancelleria al fine di consentire l’accettazione dell’atto;
• FATAL: anomalia bloccante, eccezione non gestita o non gestibile (esempio:  impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione): laddove dovesse risultare un’anomalia bloccante (FATAL) il gestore dei servizi telematici invierà al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione del rifiuto dell’accettazione dell’atto.

Se a seguito dell’invio dell’atto processuale non dovessero risultare anomalie né emergere casi in cui è necessario l’intervento degli operatori di cancelleria, i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica e alla accettazione automatica del deposito degli atti inviati.

Richiesta di notifica telematica via UNEP

Una delle disposizioni che potrebbero davvero cambiare sensibilmente, sia in termini di semplificazione dell’iter notificatorio, che di maggiore operatività ed efficacia dell’attività prestata da ogni avvocato, è quella contenuta nell’art. 23, rubricato “Notificazioni per via telematica a cura degli UNEP”.

Ebbene, secondo la disposizione citata, ogni avvocato (ed ogni altro soggetto abilitato esterno) potrà inoltrare telematicamente una richiesta di notifica all’UNEP da eseguire tramite posta elettronica certificata (in particolare, è specificato che l’istanza dovrà essere predisposta nel rispetto dei requisiti tecnici indicati negli articoli 17, 18 e 19 delle specifiche e alla quale dovrà essere allegata una busta telematica contenente un file RichiestaParte.xml, il cui XML-Schema è riportato nell’Allegato 5 alle Specifiche).

Come espressamente previsto nella citata norma, la richiesta di notifica per via telematica all’UNEP potrà riguardare anche l’atto di pignoramento.

Ai fini della notificazione per via telematica, il sistema informatico dell’UNEP recupererà
l’indirizzo di posta elettronica del destinatario a seconda della sua tipologia:

• per soggetti abilitati esterni e professionisti iscritti in albi o elenchi costituiti ai sensi dell’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 convertito con legge del 28 gennaio 2009, n. 2: dal ReGIndE, ai sensi dell’articolo 7, comma 6, nonché dall’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC), sezione professionisti, costituito ai sensi dell’articolo 6-bis del CAD;
• per le imprese: dall’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC), sezione imprese, costituito ai sensi dell’articolo 6-bis del CAD;
• per i cittadini, professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013, enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC: dall’indice nazionale dei domicili digitali (INAD), costituito ai sensi dell’articolo 6-quater del CAD.

Una volta eseguita la notificazione, il sistema informatico dell’UNEP trasmetterà per via telematica a chi ha richiesto il servizio, il documento informatico con la relazione di notificazione sottoscritta mediante firma digitale o firma elettronica qualificata e congiunta all’atto cui si riferisce, nonché le ricevute di posta elettronica certificata.

L’unico limite fissato per poter procedere con il predetto iter è che la casella di posta elettronica certificata del soggetto abilitato esterno richiedente disponga di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte.

Deposito telematico della prova di notifica avvenuta via pec

Nelle nuove specifiche è stato altresì specificato cosa deve depositare un avvocato laddove abbia eseguito personalmente una notifica per via telematica e debba dare prova mediante deposito telematico dell’avvenuta notifica.

Ebbene, al fine di comprovare l’effettiva trasmissione in via telematica dell’atto notificato, ogni avvocato dovrà depositare:

• copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1, della legge 21 gennaio 1994, n. 53;
• la ricevuta di accettazione relativa ad ogni destinatario della notificazione
• la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione.

Attestazione di conformità in documento separato

È stato infine chiarito che quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione dovrà essere inserita in un documento informatico in formato PDF e contenere una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file.

Il documento informatico contenente l’attestazione dovrà inoltre essere sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’articolo 15, comma 2.

Viene poi chiarita la modalità di inserimento dell’attestazione di conformità a seconda dell’utilizzo che l’avvocato dovrà fare dell’atto:

• Se la copia informatica è destinata ad essere depositata via PCT, il documento informatico contenente l’attestazione sarà naturalmente inserito come allegato nella busta telematica;
• Se la copia informatica è destinata ad essere notificata via pec ai sensi dell’articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, l’attestazione di conformità deve essere inserita nella relazione di notificazione;
• se la copia informatica è destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, l’attestazione va inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata;
• in ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformità andrà inserita in un documento  informatico in formato PDF sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata e contenente:
  • una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità;
  • il relativo nome del file;
  • l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità (dato che può essere omesso in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto);
  • il riferimento temporale di cui ai capitoli 2.2, comma quarto e 2.3, comma sesto delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” del 2021.