A quindici anni dal d.lgs. 28/2010, che ha introdotto e regolato la mediazione, prevedendola come condizione di procedibilità in alcune materie, è utile soffermarsi sul ruolo della segreteria degli organismi di mediazione. A differenza delle cancellerie giudiziarie, la segreteria ha una ricaduta diretta sulla qualità e sull’efficacia del procedimento. Esaminiamone insieme il ruolo procedimentale: le riflessioni nascono da diversi anni di esperienza all’interno della Segreteria di un Organismo di mediazione.
Consiglio: per un approfondimento sulle recenti riforme in materia di mediazione, ti segnaliamo il volume “Le ultime novità nella mediazione civile e commerciale”, acquistabile cliccando su Shop Maggioli o su Amazon.
Le ultime novità nella mediazione civile e commerciale
Il testo fornisce una guida chiara e operativa delle novità introdotte dal recente correttivo (D.Lgs. n. 216/2024) tramite l’esame di temi centrali quali la condizione di procedibilità, la mediazione demandata dal giudice, la durata della procedura e l’efficacia esecutiva degli accordi raggiunti.
Particolare attenzione è dedicata anche alle nuove disposizioni relative alla mediazione telematica, agli incontri da remoto e ai benefici fiscali per le parti interessate. Scritto da un team multidisciplinare di professionisti, mediatori civili e commerciali iscritti all’Organismo di Mediazione della Fondazione ODCEC di Milano, il volume si propone come strumento prezioso per avvocati, commercialisti, mediatori, giudici e operatori che desiderano approfondire e applicare con competenza la nuova disciplina della mediazione.
Claudia Bruscaglioni
Avvocato, Mediatore ai sensi del D.Lgs. n. 28/2010 e mediatore di international business disputes con accreditamento del CEDR. Ha oltre 25 anni di esperienza di trattative nei settori societario e bancario, project financing, energy, construction.
Carlo Francesco
Bubani Cremonese, Dottore commercialista, Revisore legale e degli enti locali, Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Ha esperienza trentennale come consulente aziendale e dirigente in società italiane e multinazionali quotate. Esperto in organizzazione aziendale, negoziazione, multiculturalità e leadership, è relatore in webinar e seminari sugli strumenti ADR.
Morena La Tanza
Commercialista, Consulente aziendale, Revisore legale e Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Responsabile dell’Organismo di mediazione della Fondazione ODCEC di Milano, è relatrice in convegni e seminari sulle materie ADR.
Massimo Oldani
Commercialista, Gestore della crisi da sovraindebitamento, Consulente tecnico del giudice in ambito civile e penale, Mediatore ai sensi del D.Lgs. 28/2010 e Arbitro. Formatore in tecniche ADR e Responsabile scientifico riconosciuto dal Ministero della Giustizia in enti di formazione per mediatori.
Flavia Silla
Avvocato patrocinante in Cassazione e Dottore commercialista in Milano e Roma nonché Revisore legale, Mediatore ai
sensi del D.Lgs. n. 28/2010 e pubblicista. È socio fondatore di Enne.Zero, associazione tra avvocati e professionisti della negoziazione.
Collabora da tempo in qualità di docente a corsi e seminari organizzati da importanti società di formazione.
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Claudia Bruscaglioni, Carlo Francesco Bubani Cremonese, Morena La Tanza, Massimo Oldani, Flavia Silla,, 2025, Maggioli Editore
21.00 €
19.95 €
Le ultime novità nella mediazione civile e commerciale
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Particolare attenzione è dedicata anche alle nuove disposizioni relative alla mediazione telematica, agli incontri da remoto e ai benefici fiscali per le parti interessate. Scritto da un team multidisciplinare di professionisti, mediatori civili e commerciali iscritti all’Organismo di Mediazione della Fondazione ODCEC di Milano, il volume si propone come strumento prezioso per avvocati, commercialisti, mediatori, giudici e operatori che desiderano approfondire e applicare con competenza la nuova disciplina della mediazione.
Claudia Bruscaglioni
Avvocato, Mediatore ai sensi del D.Lgs. n. 28/2010 e mediatore di international business disputes con accreditamento del CEDR. Ha oltre 25 anni di esperienza di trattative nei settori societario e bancario, project financing, energy, construction.
Carlo Francesco
Bubani Cremonese, Dottore commercialista, Revisore legale e degli enti locali, Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Ha esperienza trentennale come consulente aziendale e dirigente in società italiane e multinazionali quotate. Esperto in organizzazione aziendale, negoziazione, multiculturalità e leadership, è relatore in webinar e seminari sugli strumenti ADR.
Morena La Tanza
Commercialista, Consulente aziendale, Revisore legale e Mediatore ex D.Lgs. 28/2010. Responsabile dell’Organismo di mediazione della Fondazione ODCEC di Milano, è relatrice in convegni e seminari sulle materie ADR.
Massimo Oldani
Commercialista, Gestore della crisi da sovraindebitamento, Consulente tecnico del giudice in ambito civile e penale, Mediatore ai sensi del D.Lgs. 28/2010 e Arbitro. Formatore in tecniche ADR e Responsabile scientifico riconosciuto dal Ministero della Giustizia in enti di formazione per mediatori.
Flavia Silla
Avvocato patrocinante in Cassazione e Dottore commercialista in Milano e Roma nonché Revisore legale, Mediatore ai
sensi del D.Lgs. n. 28/2010 e pubblicista. È socio fondatore di Enne.Zero, associazione tra avvocati e professionisti della negoziazione.
Collabora da tempo in qualità di docente a corsi e seminari organizzati da importanti società di formazione.
Il supporto alle parti e agli avvocati
La segreteria dell’organismo di mediazione è il primo snodo relazionale per chi avvia una procedura o ne è parte chiamata. Nella fase iniziale, fornisce chiarimenti e guida nella formalizzazione della domanda e dell’adesione. È determinante quindi una totale padronanza della materia e una comunicazione corretta e chiara. Anche la redazione della convocazione richiede attenzione: grammatica curata e attenzione nell’allegazione di regolamenti, tariffari, copia della domanda con l’indicazione precisa della piattaforma per l’adesione online o le diverse modalità di adesione.
Chiarezza delle comunicazioni e reperibilità
La lettera di convocazione dovrebbe indicare numeri telefonici attivi e presidiati. Il supporto va garantito da personale pronto a fornire informazioni utili. Non si può ignorare che il tono spesso formale e burocratico della nota può generare dubbi, specie se per la parte è una “prima volta”, se non ha ancora un legale, ignora l’obbligo eventuale di nominarne uno o semplicemente non si aspetta di essere parte di una controversia. Non dovrebbe mai succedere che il telefono squilli a vuoto per chi necessita di chiarimenti.
Promemoria e gestione pre-incontro
Due o tre giorni prima dell’incontro, la segreteria attenta invia un promemoria con data, ora e link per l’eventuale collegamento telematico. Questo evita disagi, favorisce il download degli applicativi per la videoconferenza e consente di gestire eventuali richieste di rinvio con congruo anticipo.
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Supporto durante gli incontri
Durante gli incontri, la segreteria garantisce supporto logistico, gestione dei tempi e comunicazione tra le parti. Anche se la normativa si concentra su parti e mediatore, la regia silenziosa della segreteria è fondamentale. L’obiettivo è un processo fluido, rispettoso e centrato sulle persone.
Flessibilità di agenda e rispetto dei termini
La flessibilità nella fissazione delle sedute è molto importante. Le parti preferiscono spesso incontri pomeridiani, che favoriscono un dialogo più disteso. La segreteria deve offrire più opzioni e ricordare con delicatezza i termini imposti dalla legge che, con la riforma Cartabia, sono più stringenti. Le parti, e anche i loro avvocati, sono spesso avvezzi alle tempistiche, più dilatate, del processo giudiziario e, a volte, possono non percepire le peculiarità della mediazione che il legislatore ha pensato come procedura snella e celere, da svolgersi entro tempi prestabiliti. Sarà ancora una volta compito della segreteria offrire più di una data disponibile per un eventuale rinvio e, con delicatezza, ricordare che i termini di legge vincolano nella scelta.
Informazioni economiche e benefici fiscali
Il personale è poi chiamato a spiegare, oltre al dettaglio dei costi, anche i benefici fiscali. Una segreteria d’eccellenza non si limita a rimandare alle norme, ma offre spiegazioni tempestive e chiare. Ciò è importante anche perché alcuni organismi applicano le tariffe parametrate all’importo contenuto nell’accordo, mentre altri manterranno ferma la fascia di valore indicata nella domanda. Inoltre, alcuni organismi considerano in modo diverso i vari centri di interesse e anche questo avrà ovviamente ricadute ben diverse sulle spese da sostenere.
Gestione degli incontri in presenza
A seconda del tipo di incontro la segreteria assume compiti diversi. Negli incontri in presenza, l’accoglienza è centrale: l’addetto si comporta come un perfetto padrone di casa, cogliendo e fugando disagi e piccole ansie, specie nelle mediazioni volontarie dove la parte è spesso sola, senza un legale.
Gestione degli incontri telematici
Nelle sessioni telematiche, la regia si arricchisce della competenza in materia digitale e la preparazione del personale di staff diventa decisiva: oltre, ovviamente, alle norme che regolano la mediazione il funzionario deve conoscere a fondo il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, d.lgs. 82/2005. Deve sapere con precisione cosa si intende per originale digitale e quando un documento può dirsi tale, quali firme siano ammissibili sui documenti digitali e deve avere la pazienza di spiegarlo sempre, ai legali, alle parti e al mediatore. Ognuno di loro, infatti, utilizza la propria firma digitale con modalità diverse e per diverse finalità e quindi ognuno deve conoscere le preferenze dell’organismo (firma CAdES, firma PAdES, firma PAdES visibile, ecc…).
Ogni incontro, in presenza oppure online, dovrebbe concludersi con un ringraziamento della segreteria alle parti e al mediatore.
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Il supporto al mediatore
Se il rapporto con le parti richiede chiarezza e disponibilità, quello con il mediatore si fonda su efficienza, riservatezza e coordinamento. La segreteria garantisce supporto operativo e raccordo: tempi certi, comunicazioni ordinate, dettaglio dei costi. Al momento della nomina, verifica l’assenza di incompatibilità e invia la dichiarazione di riservatezza e indipendenza. Qualche giorno prima dell’incontro, trasmette al mediatore una bozza di verbale per agevolare la stesura finale.
La scelta del mediatore richiede accortezza e sensibilità: l’organismo conosce i propri professionisti e seleziona quello più adatto in base alla controversia. La segreteria raccomanda al mediatore di arrivare prima delle parti, per prevenire tensioni.
Durante l’incontro, supporta il mediatore che necessita di dettagli sulle spese e, nelle sessioni telematiche, aiuta nella condivisione dei documenti, restando sempre connessa, in attesa che il verbale sia completato e per fornire eventuali ultimi chiarimenti.
Anche se la responsabilità redazionale del verbale è del mediatore inutile dire che, il supporto della segreteria in questa fase delicatissima non è solo importante, può rivelarsi decisivo. Infine lo aiuta a completare il documento finale con accordo o senza accordo, apportando le ormai minime modifiche che gli avvocati richiederanno e inserendo le altre clausole sotto dettatura del mediatore e/o dei legali.
La fase conclusiva
Il verbale, regolato dall’art. 11 d.lgs. 28/2010, sancisce l’esito della mediazione. La segreteria predispone in anticipo, anche una bozza di accordo con dati identificativi delle parti e dei legali, generalità, oggetto, valore, formule per la sottoscrizione dei legali che attestano che l’accordo non contiene clausole contrarie a norme imperative e all’ordine pubblico. Avrà già inserito la data, gli spazi per le firme con l’indicazione dei nomi dei contraenti e degli avvocati che sottoscrivono ai sensi dell’art. 12 d.lgs. 28/2010.
Nelle sessioni telematiche, controlla il documento nativo digitale, aiuta il mediatore nella gestione delle firme, provvede alla protocollazione e conservazione degli atti, garantendo validità giuridica e archiviazione conforme.
Adempimenti normativi
La segreteria cura anche la tenuta del registro degli affari in mediazione, l’archiviazione dei documenti, la verifica delle spese e la validazione dei compensi dei mediatori. La formazione di dettaglio su questi adempimenti, regolati da d.lgs.. 28/2010, DM 50/2023 e correttivo 216/2024, sono affidati agli enti di formazione accreditati. Sono obbligatori. Rispetto ad essi le skills elencate sono il quid pluris che definisce il prestigio di una segreteria.
Talvolta, è proprio nella fase conclusiva che emergono le fragilità di una segreteria non
adeguatamente formata o poco consapevole del proprio ruolo. Il ruolo procedimentale della
segreteria non è accessorio, ma strutturale: una regia silenziosa che assicura legalità, fluidità, precisione e umanità al percorso di mediazione.
Conclusioni: ricapitoliamo insieme
Qual è il ruolo concreto della segreteria nella mediazione civile e commerciale?
La segreteria gestisce ogni fase del procedimento: accoglienza delle parti, chiarimenti preliminari, convocazioni, supporto logistico, coordinamento con il mediatore, gestione dei documenti e adempimenti previsti dal d.lgs. 28/2010 e dal DM 50/2023. È una struttura attiva, non meramente amministrativa.
Cosa deve contenere una corretta convocazione alla mediazione?
La convocazione deve indicare data e ora dell’incontro, modalità di collegamento telematico, numeri di telefono attivi, regolamento dell’organismo, tariffario, copia della domanda e istruzioni per l’adesione. Errori o omissioni possono generare dubbi e rallentare la procedura.
Come deve comportarsi la segreteria nei confronti delle parti che non hanno un avvocato?
La segreteria deve garantire chiarezza, disponibilità e linguaggio semplice, aiutando la parte a orientarsi tra obblighi, scadenze e modalità di partecipazione. La reperibilità telefonica è fondamentale, soprattutto per chi affronta la mediazione per la prima volta.
Cosa succede nelle mediazioni online? Quali competenze sono richieste allo staff?
Nelle sessioni telematiche la segreteria deve conoscere il CAD, i formati di firma digitale (CAdES, PAdES, ecc.), la gestione dei documenti nativi digitali e le regole sulla conservazione. Offre anche supporto tecnico durante l’incontro, incluse condivisioni di documenti e gestione dei collegamenti.
La segreteria può influire sul buon esito della mediazione?
Sì. Una segreteria competente assicura puntualità, ordine, fluidità delle comunicazioni, predisposizione corretta dei verbali e un clima accogliente. Molte criticità della mediazione nascono da carenze organizzative che possono essere prevenute da una segreteria preparata.
Come si gestisce il verbale di mediazione?
La segreteria predispone bozze, verifica i dati delle parti, assiste il mediatore nella redazione finale, gestisce firme e protocollazione, garantisce la validità giuridica del documento e la corretta conservazione digitale.
Quali errori commettono più spesso le segreterie meno esperte?
Mancata reperibilità, convocazioni incomplete, scarsa conoscenza della firma digitale, gestione imprecisa dei verbali e poca consapevolezza dei termini perentori introdotti dalla Riforma Cartabia. Tutti aspetti che possono incidere negativamente sulla procedura.
Perché il ruolo della segreteria è definito “strutturale” nella mediazione?
Perché non svolge funzioni accessorie: governa il procedimento dalla prima telefonata fino alla chiusura, garantendo legalità formale, continuità organizzativa e un’esperienza umana rispettosa. La qualità della mediazione passa necessariamente attraverso la qualità della sua segreteria.
